paska_scrun
Yksi Scrum menetelmän keskeisistä välineistä on tiimin oma lyhyt päivittäinen palaveri, Daily Scrum. Oikein toteutettuna se on erittäin tehokas ja hyödyllinen koko tiimille, mutta jostain syystä Daily Scrum on kuitenkin yksi Scrum menetelmän yleisimmistä kompastuskivistä. Miksi näin on ja mitä asialle voi oikein tehdä?

Daily Scrumin perusidea

Daily Scrum on tiimin oma maksimissaan 15 minuutin päivittäinen tilannekatsaus. Daily Scrum pidetään joka päivä samassa paikassa, samaan aikaan ja siellä jokainen tiimiläinen vastaa lyhyesti samoihin kolmeen kysymykseen:

  1. Mitä olen tehnyt edellisen Daily Scrumin jälkeen?
  2. Mitä aion tehdä ennen seuraavaa Daily Scrumia?
  3. Onko jotain esteitä estämässä työni etenemistä?

Yksityiskohtia ei jäädä vatvomaan, vaan pitäydytään näissä kysymyksissä ja vastataan niihin lyhyesti.

Tarkoituksena on saada koko tiimille ymmärrys missä mennään ja synkronoidaan tiimin tekemiset. Esimerkiksi kolmas kysymys voi tuoda esiin ongelman, jonka joku toinen tiimiläinen osaa ratkaista helposti. Tällöin kyseiset henkilöt jatkavat keskustelua aiheesta heti Daily Scrumin jälkeen. Parhaimmillaan Daily Scrum toimii kuin urheilujoukkueen pukuhuoneessa pidettävä viimeinen tsemppipalaveri ennen peliä – antaa alkavaan päivään positiivista energiaa ja selkeän päämäärän.

Paras ja huonoin osa Scrum menetelmää

Vaikka Daily Scrum on erittäin tärkeä ja oleellinen osa Scrum menetelmää, se nousee helposti näkyvään rooliin myös negatiivisissa asioissa. Jokapäiväisyyden vuoksi siitä on helppo tehdä eräänlainen ongelmien ja turhautumisten syntipukki. Mikäli Scrum menetelmien eri rituaaleista tehtäisiin suuri kysely, lopputulos saattaisi hyvinkin olla, että Daily Scrum osoittautuisi yhtäaikaa Scrum menetelmien parhaaksi ja huonoimmaksi puoleksi.

Kerron muutamia esimerkkiongelmia, joita olen työurallani kohdannut ja pyrin antamaan jotain vinkkejä niiden avaamiseksi. Tällaiset ongelmathan ovat yksilöllisiä joten ainoaa oikeaa ratkaisua ei ole. Vinkkini ovat toivottavasti osittain itsestäänselvyyksiä, mutta toivottavasti ne silti tarjoavat jotain mietittävää ja pohjaa tilanteiden ratkaisemiseen.

Ongelma 1. Palaverien venyminen

Kävin seuraavanlaisen keskustelun entisen kollegani kanssa hänen uudesta työpaikastaan:
Minä: Kuulin, että teillä on Scrum käytössä. Hieno juttu. Daily scrumit pyörii ja sprintit rullaa.
Ystävä: Nooh, meillä Daily pidetään vain pari kertaa viikossa.
Minä: Miksi ihmeessä?
Ystävä: No kun ne kestää niin kauan.

Vastaavaan tilanteeseen olen törmännyt itsekin aivan liian usein. Joskus lörpöttelijänä on Scrum Master ja joskus tiimiläiset. Lopputuloksena yleensä pari ihmistä kuluttaa koko muun tiimin aikaa päivästä toiseen.

VINKKI 1 : Päävastuu Daily Scrum palaverin kestosta on Scrum Masterilla ja hänellä täytyy olla tarpeeksi jämäkkyyttä huolehtia siitä.

VINKKI 2 : Daily Scrumissa kysymyksiin vastataan aina lyhyesti ja puheoikeus on yhdellä kerrallaan. Teknisten yksityiskohtien tai ongelmanratkomisen aika on järjestettävä erikseen. Jos jollain on lisäkysymyksiä tai neuvoja, hänen täytyy “nostaa lippu”, eli sopia lisäkeskustelusta heti Dailyn jälkeen.

Ongelma 2. Scrum on paskaa

On henkilöitä, joille Scrum tuntuu vastustavan ihan vain periaatteesta. Ehkä kaikki uusi ärsyttää tai ehkä vain prosessit, mutta turhautuminen eskaloituu helposti päivittäisissä Daily Scrum palavereissa. Eräs kokenut koodaaja heittäytyi Daily Scrum -palaverissa kuin “kiukuttelevaksi pikkulapseksi” – Kaikki Scrum menetelmässä on turhaa paskaa ja ennen oli paremmin.

Omien kokemusteni perusteella yleisimpiä syitä negatiiviseen suhtautumiseen Scrummiin on menetelmän vääränlainen käyttöönotto. Jos Scrum on tuotu tiimiin “valmiina pakettina”, eikä tiimi ole voinut vaikuttaa asioihin, se tuntuu helposti pakotetulta lisäprosessilta. Scrum on alunperin ohjelmistosuunnittelijoiden kehittämä, ei managereiden, ja siten siihen syvemmin tutustuessa se yleensä aukeaa positiivisella tavalla.

VINKKI 1 : Ehdota, että mitä jos kokeillaan antaa Scrumille mahdollisuus kokeilemalla sitä positiivisella asenteella vaikkapa kahden sprintin ajan. Yleensä tuossa ajassa jo negatiivinen asenne karisee ja huomataan menetelmän tuomia etujakin. Tästä onkin hyvä jatkaa prosessin kehittämistä.

VINKKI 2 : Keskustelkaa tiimin kanssa prosessista ja eri rituaalien merkityksistä, mutta sellaisesta näkökulmasta, että millaisilla muutoksilla prosessi olisi juuri teidän tiimille toimivin. Älkää kuitenkaan muuttako kuin pieniä asioita kerrallaan ja kokeilkaa muutoksia parin sprintin ajan. Scrum menetelmän perusraamit täytyy kuitenkin säilyttää, sillä niiden olemassaoloon on hyvät syynsä. Itse asiassa tällainen prosessin kehityspalaveri on osa Scrum menetelmää (Sprint Retrospective).

VINKKI 3 : Jos juuri sinulla vastustaa, niin peiliinkin voi vilkaista, varsinkin jos Scrum sopii kaikille muille. Muista että kun kahvipöytäkeskusteluissa haukut menetelmää, muut saattavat kohteliaana myötäillä, eivätkä oikeasti ole yhtä turhautuneita.

Ongelma 3. Liian kiire

Eräässä entisen työpaikkani tiimissä käytiin seuraavanlainen keskustelu:
SM: Mitä teit eilen?
Devaaja: Yritin korjata ongelmaa X.
SM: Mitä aiot tehdä tänään?
Devaaja: Jatkaa TIETENKIN ongelma X:n korjaamista!
SM: Onko mitään esteitä?
Devaaja: NÄMÄ V*%#* PALAVERIT ESTÄVÄT MINUA KORJAAMASTA SITÄ!!

Miten on mahdollista, että juuri Daily Scrum on juuri se kriittinen “aikapoimu”, jonka aikana kaikki tärkeä työ hoituisi?. Jokaisen tiimiläisen täytyy pystyä käyttämään päivästään alle 15 minuuttia tiimin yhteisen edun vuoksi. Erittäin kiireisinä aikoina kaikki “ylimääräinen” tuntuu hidastavan, mutta noin lyhyt tauko tekemisessä ei voi olla ratkaiseva. Daily Scrum voi kiireen keskellä myös toimia hyvänä taukona, jonka jälkeen töiden jatkaminen sujuu entistä jouhevammin.

Kyseessä saattaa olla pohjimmiltaan kohtien yksi tai kaksi ongelmasta, mutta joskus kyseessä on muutakin.

VINKKI 1 : Kiireisinä aikoina deadlinen lähestyessä Scrum Masterin kannattaa olla erityisen tarkka, että keskustelut eivät ala rönsyilemään. Daily Scrumin perumisia ei kannata harkita, sillä tiukassa tilanteessa tiimin yhteistyö on entistä tärkeämpää.

VINKKI 2 : Daily Scrum on koko tiimiä varten, ei yksittäistä henkilöä. Vaikka joku kokee Daily Scrumin tarpeettomaksi itselleen, hänen läsnäolosta saattaa olla iso apu toisille tiimiläisille. Varsinkin jos kyseessä on kova tekninen osaaja, on hänen läsnäolonsa muille tärkeää ja hänelle kannattaa siitä mainita.

VINKKI 3 : Kahvikuppi kädessä Daily Scrumin onkin ylimääräinen kahvitauoksi.

Ongelma 4. Hyödytöntä tietoa

Joskus olen kuullut ettei Daily Scrumissa käsitellä mitään hyödyllistä. Muut tekevät asioita jotka eivät mitenkään liity yhden tiimiläisen tekemiseensä, eikä vastaavasti muita varmaankaan kiinnosta hänen tekemisensä.

Scrum tiimillä pitäisi olla yksi yhteinen päämäärä. Onko tiimissä todella henkilöitä, joiden päämäärät ovat täysin erit? Vai onko jopa kaikilla tiimiläisillä omat tehtävänsä, joissa muista ei ole apua? Samaan päämäärään tarvitaan kuitenkin erilaista työtä ja erilaisia tekijöitä. Voisiko erilaisilla tiimin jäsenillä kuitenkin olla jotain arvoa toisilleen, kuten vaikkapa kokonaisuuden parempi hahmottaminen tai uusien näkökulmien tuominen. Yrityksellä on varmasti päämäärä ja loppujen lopuksi se on kaikkien yhteinen päämäärä.

Esimerkiksi pelikehityksessä tuotekehitystiimin mukana olevasta markkinointivastaavasta ei varmaan olisi haittaa.
Toisaalta useasti tällöin myös kuuntelijan rooli palavereissa voisi olla riittävä.

VINKKI 1 : Keskustelkaa. Pyrkikään näkemään hyötyjä erilaisista rooleista. Jos tiimiläisestä tuntuu turhalta olla mukana, voisiko tiimille olla kuitenkin hänestä hyötyä?

VINKKI 2 : Ehkä joku on oikeasti väärässä tiimissä? Ehkä koko tiimi on väkisten kasattu edellisessä organisaatiomuutoksessa, eikä siten kyseessä edes ole oikea tiimi. Scrum menetelmä ei sovellu kaikkeen ja se on myös hyvä tiedostaa.

Ongelma 5. Statuspalaveri managerille

Scrum palaveri ei enää tunnu tiimin omalta tapahtumalta, jossa rehellisesti lyödään faktat tiskiin. Joissain tilanteissa Scrum Masterina toimii tiimin entinen esimies ja tiimiläiset esittelevät asiansa hänelle, kuin keräten pisteitä tulevia kehityskeskusteluita varten. Joskus paikalla on tiimin ulkopuolinen manageri, joka välttämättä keskeyttelee kysymällä omia kysymyksiään hänelle tärkeistä asioista.

VINKKI 1 : Scrum on tarkoitettu tiimille eikä Scrum Masterille. Mikäli Scrum Master kysyy tiimiläisiltä, muuttuu tilanne helposti raportoinniksi. Paremmin toimii kun tiimiläiset vaihtavat vuoron eteenpäin ja kysymyksiin voi vastata ilman erikseen kysymistä.

VINKKI 2 : Scrum Master on osa tiimiä, eikä saisi olla tippaakaan sen yläpuolella. Hänen roolinsa on olla ennemminkin tiimin palvelija, toimien “Servant-Leader” -roolissa.

VINKKI 3 : Tiimin ulkopuolisilla ei ole Daily Scrumin aikana puheoikeutta. Scrum Masterin täytyy huolehtia, että ulkopuoliset “kuuntelijat” tämän tiedostavat ja noudattavat sääntöjä. Kysymyksille on aikansa Daily Scrumin jälkeen.

Tiivistelmä Daily Scrumin kehittämiseen

  • Tiimi pitää olla mukana prosessin kehittämisessä, jotta se tuntuisi omalta
  • Puheoikeus on yhdellä kerrallaan, eikä asioissa mennä yksityiskohtiin
  • Ehdoton kielto kännykän tai läppärin käytölle
  • Scrum Master huolehtii raameissa pysymisestä, mutta ohjakset kannattaa pyrkiä antamaan tiimiläisille
  • Yksityiskohtaiset keskustelut käydään vasta Daily Scrumin jälkeen
  • Daily Scrumin täytyy loppua selkeästi, jotta kaikki tietävät milloin alkaa mahdollinen “epävirallinen” osuus

Ja loppuun yksinkertainen idea Mike Cohnilta, estämään Scrum Masterille raportointia:

“If you’re a ScrumMaster, don’t make eye contact with someone giving an update” -Mike Cohn

Lähde: http://www.mountaingoatsoftware.com/blog/daily-scrum-not-just-for-scrummasters

Saku
Founder, CEO and SW nerd of Eeku Oy. Yrittäjä, toimitusjohtaja ja koodinörtti @ Eeku Oy.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.